ENTRY / INPUT DATA PESERTA DIDIK DAN PTK HARUS SESUAI DENGAN DOKUMEN RESMI / SAH : AKTA KELAHIRAN, IJAZAH, MAUPUN SK KEPEGAWAIAN UNTUK SINKRONISASI DAPODIK

Dalam proses input data-data Peserta Didik ataupun PTK dalam aplikasi Dapodik 2013 – 2014 khususnya bagi Rekan-rekan OPS sangat dibutuhkan ketelitian sekaligus ketelatenan pada saat entry data-data baru PD maupun PTK tersebut.

DAPODIKDAS / Data Pokok Pendidikan Dasar ke depannya merupakan sistem manajemen pendidikan yang saling berkaitan antar sekolah-sekolah khususnya SD dan SMP di mana data SD kelas 6 sangat berkaitan dengan data PD baru pada kelas 7 SMP untuk selanjutnya data-data tersebut akan terintegrasi dalam satu buah manajemen pendidikan melalui server Dapodik pusat.

Bahwasannya kita selaku Operator Pendataan Sekolah (OPS) mempunyai peran yang vital dalam hal ini, dikarenakan seluruh proses input data-data PD, PTK, maupun data-data tentang sekolah itu sendiri merupakan hasil dari pekerjaan yang telah kita lakukan. Oleh karena itu, alangkah baiknya dalam proses input data-data Peserta Didik (PD), Pendidik dan Tenaga Kependidikan (PTK), serta Sekolah benar-benar sesuai dengan dokumen resmi / sah.

Sehubungan dengan proses input data yang harus sesuai dengan dokumen resmi / sah tersebut di atas, tentu masing-masing jenis data menyesuaikan dengan jenis dokumen yang harus disiapkan :

A.  Dokumen resmi / sah Peserta Didik tingkat SD (Sekolah Dasar) :

1.   Data peserta didik SD : Nama lengkap PD, Tempat dan Tanggal Lahir, Nama Ibu, Nama Ayah disesuaikan dengan data-data peserta didik yang tertera dalam Akta Kelahiran maupun surat kelahiran dari peserta didik tersebut.

2.   Nomor Peserta Ujian Nasional (No. Pes. UN) SD harus diinput berdasarkan Ijazah SD ataupun SKHUN SD (Surat Keterangan Hasil Ujian Nasional) Sekolah Dasar.

3.   Bagi PD pindahan masuk berdasarkan surat pindah, buku induk siswa / peserta didik, maupun dalam buku pendaftaran sekolah.

4.   Dan lain sebagainya.

B.  Dokumen resmi / sah Peserta Didik tingkat SMP (Sekolah Menengah Pertama) :

1.   Data peserta didik SMP : Nama lengkap PD, Tempat dan Tanggal Lahir, Nama Ayah disesuaikan dengan data-data peserta didik yang tertera dalam Ijazah SD.

2.   Nomor Peserta Ujian Nasional (No. Pes. UN) Peserta Didik SMP kelas 7 dan kelas 8 dientry berdasarkan Ijazah SD ataupun SKHUN SD (Surat Keterangan Hasil Ujian Nasional) Sekolah Dasar dari peserta didik yang bersangkutan.

3.   Nomor Peserta Ujian Nasional (No. Pes. UN) Peserta Didik SMP kelas 9 diisikan berdasarkan Ijazah SMP ataupun SKHUN SMP (Surat Keterangan Hasil Ujian Nasional) Sekolah Menengah Pertama dari masing-masing peserta didik.

4.   Nama Ibu kandung dari peserta didik SMP dimasukkan berdasarkan nama ibu kandung yang tertera dalam Akta Kelahiran / surat kelahiran anak tersebut.

5.   Bagi PDB (Peserta Didik Baru) pindahan masuk berdasarkan surat pindah, buku induk siswa / peserta didik, maupun data siswa yang tercantum dalam buku pendaftaran sekolah.

6.   Dan lain sebagainya.

Selain data-data akurat dari seluruh peserta didik atau murid pada jenjang SD maupun pada jenjang SMP yang dientrykan ke dalam aplikasi Dapodik, tentu yang tak kalah pentingnya adalah mengenai data-data PTK yang tentunya juga harus disesuaikan dengan dokumen-dokumen kepegawaian dari seluruh PTK bersangkutan, terlebih lagi bagi Rekan-rekan guru / tenaga pendidik yang telah ataupun akan menerima tunjangan profesi sertifikasi guru yang nantinya berdasarkan pada data-data yang telah diinputkan ke dalam aplikasi Dapodik ini.

Dokumen yang diperlukan sekaligus sebagai bukti fisik terkait dengan data-data kepegawaian PTK, di antaranya : SK Pengangkatan Guru Honorer Sekolah / Komite Sekolah, SK Honor Daerah, SK CPNS, SK PNS, SK Pembagian Tugas Mengajar serta SK Tugas Tambahan Guru, Sertifikat Pendidik bagi guru bersertifikasi, SK Pangkat/Golongan bagi guru PNS, Surat Mutasi, dan lain sebagainya.

Pentingnya hal-hal tersebut di atas, dikarenakan pada sistem Dapodikdas 2013 ini terdapat sebuah sistem manajemen baru yang saling tersinkronisasi pada server Dapodikdas Pusat, khususnya pada data-data yang berkaitan dengan peserta didik maupun PTK.

Sehingga wajar memang jika PD maupun PTK pada Dapodikdas 2013 ini memerlukan waktu yang tidak sebentar, karena proses sinkronisasi diperlukan setelah sekolah-sekolah yang saling berhubungan telah dapat diintegrasikan data-datanya melalui server Dapodik Pusat, misalnya :

1.   PD baru pindahan pada tingkat SD, menunggu sinkronisasi berhasil dari sekolah asal dari PD tersebut, sehingga nantinya data PD baru tersebut akan non-aktif dalam aplikasi Dapodikdas sekolah yang lama, dan akan aktif pada sekolah tujuan / sekolah baru (selanjutnya dapat dipindahkan ke tabel utama).

2.   Untuk kelas 7 SMP menunggu sinkronisasi berhasil dari SD asal PD tersebut sebelumnya.

3.   Begitu juga dengan PTK baru / pindahan yang berasal dari sekolah lainnya, integrasi data akan terjadi setelah proses sinkronisasi dari sekolah asal PTK baru tersebut telah sukses.

4.   Dan lain seterusnya.

Pada intinya, proses sinkronisasi pastinya memerlukan adanya kesamaan data, baik dari segi Nama, tempat tanggal lahir, Nama Orang Tua, No. Peserta UN, maupun data-data lainnya. Hal inilah yang pastinya nanti akan sangat mempengaruhi kesuksesan sinkronisasi data-data PD maupun PTK ke depannya. Dan pada akhirnya, sistem manajemen pendidikan nasional akan menjadi satu data yang benar-benar berkualitas. Amiin…